Как организовать систему управленческого учета и отчетности на базе Excel
Практически все компании в том или ином виде ведут управленческий учёт и составляют управленческую отчётность. При этом в подавляющем меньшинстве компаний данные процессы должным образом автоматизированы с помощью специализированных программных продуктов. Все остальные используют Excel. На вебинаре мы поговорим о том, как использовать всю мощь данного программного продукта для эффективной автоматизации учётных процессов и избежать наиболее типичных ошибок, подстерегающих неискушённых пользователей.
Несмотря на кажущуюся простоту Excel, крайне редко компаниям удаётся построить действительно лёгкую, гибкую и при этом мощную и эффективную систему управленческого учёта и отчётности на его основе. На вебинаре спикер представит и проиллюстрирует на сквозном примере своё авторское решение данной задачи, разработанное им в результате многолетнего поиска и внедрённое в целом ряде компаний различных отраслей бизнеса. Вот основные темы, которые планируется обсудить на вебинаре:
- Как выбрать технологическую платформу для автоматизации управленческого учёта
- Для каких компаний подойдёт Excel, каковы его преимущества и недостатки
- Какие участки учёта целесообразно автоматизировать в Excel
- Ввод данных и формирование отчётов как два ключевых процесса для автоматизации
- Как организовать ввод данных
- Как настроить аналитику
- Как минимизировать ошибки при вводе транзакций
- Как сформировать стандартные отчёты: ОДДС, ОПУ, баланс
- Как сформировать специализированные отчёты
- Как использовать реестр транзакций в качестве источника дополнительной информации
- Макросы как инструмент повышения эффективности
Дата и время проведения вебинара: 27 февраля 2015 года, 11:00
Зарегистрироваться для участия в вебинаре можно на странице вебинара на сайте журнала "Финансовый директор".
Материалы вебинара:
Простой пример реализации двойной записи в Excel
Макрос трансформации карточки 51 счёта в реестр хозяйственных операций
Демонстрационный файл управленческого учёта в Excel (базовый функционал)
Демонстрационный файл управленческого учёта в Excel (планирование денежных платежей)
Демонстрационный файл управленческого учёта в Excel (макрос Drill-Down)
Ответы на вопросы участников вебинара
Вопрос: Можно ли «подружить» Excel с Access, если в Access, например, находится база договоров предприятия?
Ответ: Да, поскольку обе программы входят в состав пакета Microsoft Excel, и обмен между ними реализован штатными средствами. Для подключения файла Excel к базе данных Access необходимо воспользоваться командой меню Данные — Подключение внешних данных — Из Access.
Вопрос: Как интегрировать 1C и Excel?
Ответ: Существует несколько способов интеграции 1С и Excel: через механизмы ADO, OLE, COM и т.д. Но самое простое, на мой взгляд, и доступное для финансового директора решение — сохранять отчёты 1С (как правило, именно с ними возникает необходимость работать в Excel) в формате Excel с помощью команды меню Файл — Сохранить копию. Этот вариант не требует программирования в 1С и достаточно универсален.
Вопрос: Каким образом можно занести все хозяйственные операции в Excel?
Ответ: Есть два варианта: либо сделать это вручную, либо выгрузить из 1С. Можно воспользоваться автоматическим загрузчиком, который демонстрировался на вебинаре, доработав его при необходимости под вашу задачу.
Вопрос: Как правильно создать справочник ДДС, если в учёте используются статьи и подстатьи?
Ответ: Статьи, в которые входят подстатьи, по сути являются формой группировки подстатей и не могут применяться самостоятельно. Поэтому в справочник ДДС в Excel такие статьи не вносятся — по ним не будут фиксироваться операции в реестре. Такие статьи заносятся непосредственно в форму отчёта о ДДС и по ним прописываются формулы суммирования значения подстатей по тому же принципу, по которому формируются значения таких статей ДДС, как «Поступления от операционной деятельности», «Платежи по финансовой деятельности» и т.д.
Вопрос: Как загрузить данные из 1С «Стандартными формулами за 5 минут».
Ответ: Формулами данные из 1С загрузить нельзя. Как минимум надо использовать макрос загрузчика по аналогии с представленным на вебинаре.
Вопрос: Как правильно отразить в управленке расход по событийности? Расход случился в январе, а поставщик выдал документы февралем, т.е. начисление в бухучете в феврале. Мой учредитель требует ставить в январе. Соответственно, объяснить разницу между результатом бухучета и управленки.
Ответ: В данном случае и по бухгалтерскому, и по управленческому учёту начисление затрат и их отражение в P&L будет проведено февралём, а их оплата и отражение в ОДДС — январём. Занесите данную транзакцию в реестр операций и поставьте дату начисления в феврале и дату оплаты в январе.
Вопрос: Как увидеть формулы макроса в файле генератора?
Ответ: Необходимо открыть файл генератора и вызвать команду меню Вид — Макросы, в открывшемся окне выбрать макрос RegMake и нажать кнопку Изменить. После этого откроется окно среды Visual Basic for Applications с кодом макроса.
Вопрос: Как даты начисления проставляются? Вручную или из 1С загружаем?
Ответ: Даты начисления можно проставить вручную, но можно и подгрузить из 1С по той же схеме, как в демонстрационном генераторе реестра подгружались данные о платежах.
Вопрос: Откуда взять операции по начислению?
Ответ: Их можно загрузить из 1С, либо занести непосредственно в реестр операций.
Вопрос: Как себестоимость товара учитывать в реестре?
Ответ: Если вы формируете P&L по методу direct costing, себестоимость можно фиксировать посредством занесения операций по статье «Прямые затраты» (либо указывать конкретные статьи затрат, которые относятся к прямым). В любом случае фиксация себестоимости зависит от принятой в вашей компании учётной политики.
Вопрос: Что делаем с НДС?
Ответ: Это зависит от вашей учётной политики. Я предпочитаю все операции фиксировать с НДС, а суммы начисленного и выплаченного в бюджет НДС отражать по соответствующей статье затрат/ДДС. Кстати, в примере, который демонстрировался на вебинаре, принята именно такая схема отражения НДС.
Вопрос: Как считается прибыль по этой системе (начисления с НДС)?
Ответ: Точно так же, как по любой другой: как разница между доходами и расходами. Тот факт, что и доходы и расходы показаны с НДС, не влияют на сумму прибыли никак.
Вопрос: Как отражаются операции СТОРНО в БДР?
Ответ: По соответствующим статьям доходов/расходов, но с противоположным знаком.
Вопрос: В ОПУ из реестра попадают суммы с НДС?
Ответ: Да.
Вопрос: Почему для отчета Вы не используете сводные таблицы?
Ответ: Потому что они являются менее гибким и удобным инструментом, нежели отчёты на базе формулы СУММЕСЛИМН. В частности, сводные таблицы не позволяют добавлять в отчёт промежуточные расчётные показатели, рассчитывать входящие и исходящие сальдо и т.п.
Вопрос: Почему спикер говорит, что возможен учет без двойной записи?
Ответ: Потому что так оно и есть. Пример учётной модели, которая демонстрировалась на вебинаре, наглядно это демонстрирует.
Вопрос: Какое решение можно использовать в Excel для списания товара по методу ФИФО для тех компаний, у которых цены закупки не совпадают с суммами закупки в бухгалтерском учете?
Ответ: К сожалению, штатные средства Excel не позволяют качественно автоматизировать решение данной задачи. Придётся написать макрос, правда, довольно простой.
Вопрос: Какие есть программные продукты для подобного учета в облаке (не Excel или 1С)? Если его ведет не один человек, а несколько (по нескольким юридическим лицам)? Если требуется разный уровень доступа?
Ответ: Указанным Вами требованиям вполне удовлетворяет продукт Google Docs. Мы, кстати, будем его обсуждать 28 августа 2015 года на вебинаре «Коллективная работа с таблицами».
Вопрос: Не хватает аналитики по ЦФО и видам деятельности.
Ответ: Вы можете добавить любые аналитические признаки, необходимые вам для работы, в реестр операций (в виде дополнительных граф), и далее использовать их для формирования отчётов.
Вопрос: Какой масштаб деятельности предприятия вы обслуживали этим инструментом?
Ответ: Данная учётная модель с успехом применяется в данный момент в целом ряде компаний с оборотом от 50 до 300 млн. руб. в год и численностью до 100 человек.
Вопрос: Как трансформировать 51 счет в реестр?
Ответ: В 1С была сформирована карточка 51 счёта, выгружена во внешний файл в формате xls, далее все данные из этого файла были скопированы на лист «Карточка 51 счёта» генератора реестра, после чего был запущен макрос, который произвёл синтаксический разбор всех строк карточки и на основе этой информации сформировал реестр на листе «Реестр операций».
Вопрос: Как построить сводный отчёт по результатам учета группы (более 50 шт.) маленьких компаний?
Ответ: Сформировать единый реестр операций по всем компаниям группы (при необходимости добавив в него аналитический признак «Компания»), и далее на основе этого реестра сформировав стандартный набор отчётности. Для качественной консолидации данных рекомендую продумать вопрос отражения в учёте внутрифирменных оборотов.
Вопрос: Как решаете вопрос с объемом данных? Excel очень слаб в плане объемов.
Ответ: Пока в реестре меньше 20 000 строк, всё отлично работает. Как только система начинает подтормаживать, необходимо отказаться от лишних формул СУММЕСЛИМН (по закрытым или будущим периодам), которые сильно загружают систему. Если это не помогает, целесообразно разнести учёт по нескольким файлам (разделив его, например, по юрлицам или проектам) с последующей консолидацией результатов в отдельном файле.
Вопрос: Как в Excel отслеживаете ошибки в записях — разноска по счетам?
Ответ: Сверяя конечные сальдо по каждому счёту. Если начальное сальдо занесено верно, то обороты можно проверить по конечному сальдо, если оно не идёт — где-то закралась ошибка.
Вопрос: Управленческий учет ведется параллельно бухгалтерскому учету в 1С?
Ответ: Да.
Вопрос: Можно ли вести планирование и учеты бюджетов по отдельным проектам, но чтобы не делать двойных записей (по организации в целом и по проекту в отдельности)? Притом, что нужно отслеживать маржинальность по каждому проекту.
Ответ: Да, такое возможно, и мы будем обсуждать варианты решения данной задачи на вебинаре по бюджетированию в Excel, который состоится 27 марта 2015 года.
Вопрос: Можно ли поставить упр.учет и МСФО в Excel? Если да, по вашему мнению, сколько человек потребуется, если это, например, торговая компания?
Ответ: Да, это возможно. Если компания небольшая (с оборотом до 300 млн. чел.), с этой задачей теоретически может справиться 1 человек, но он должен хорошо знать Excel и МСФО.
Вопрос: Как в Excel реализовать казначейство, да еще и в связке с бюджетами? Ручная сверка? Ручное разнесение факта и плана?
Ответ: Об этом мы будем говорить на вебинаре «Бюджетирование и план-фактный анализ в Excel», который состоится 27 марта 2015 года. Обязательно приходите!
Вопрос: Как отразить операции по бартеру?
Ответ: Поскольку данные операции не относятся ни к ДДС, ни к P&L, вам необходимо создать отдельный вид операций (и, возможно, отдельный реестр для них) и привязать их к отчётам, чтобы они корректно отрабатывались в учёте и вносили правильные корректировки в балансовый отчёт и детализированные отчёты.
