Почему Google?
Кирилл Соппа, финансовый консультант
С того момента, как я использую облачные технологии Google для автоматизации бизнес-процессов, я активно интересуюсь отношением к облачным технологиям в среде своих коллег предпринимателей. Подавляющее большинство в моем окружении, за исключением совсем “дремучих” экземпляров, активно используют облако для хранения и обмена информацией (Google Drive, Dropbox, Яндекс.Диск, OneDrive, iCloud и другие). Кто-то использует для работы, кто-то для личных целей, но твердо можно сказать что облачное хранилище уже стало таким же обыденным инструментом как электронная почта. В данном материале хочу провести краткий анализ возможностей и недостатков облачных технологий Google для автоматизации бизнес-процессов, составленный мною по результатам моего опроса.
Самый главный страх предпринимателей - данные лежат не у тебя в надежном месте, а где-то там, непонятно где и доступ к ним может получить кто угодно. На мой взгляд не очень обоснованное мнение. Во-первых, что касается фискалов, то мне вообще непонятно что от них можно спрятать. Банковской тайны для них уже давно не существует, как в отношении физлиц, так и в отношении юрлиц. Подавляющее большинство хозопераций отражаются в АСК НДС-2. Междугородние поставки товаров скоро будут подтверждаться данными из системы “Платон”. ФНС уже наладила автоматический обмен данными с базами ФМС, ФТС, ГИБДД и активно продолжает эту работу в отношении других госорганов. Я думаю, с учетом общемировой тенденции и в отношении заграничных активов тоже скоро наступит полная прозрачность. Мое мнение - необходимо менять парадигму - изначально полагать что налоговой известно все и исходя из этого строить бизнес. В этой парадигме ничего не противоречит ведению документооборота в облаке. Во-вторых, мало знать, надо иметь возможность доказать свои доводы в суде. Я не знаком с правоприменительной практикой (да и не думаю, что она уже сложилась), но мне кажется что “привязать” данные, изъятые под протокол при обыске офиса к деятельности организации гораздо проще, чем какие-то данные, полученные сомнительными методами из облачных хранилищ.
Если речь вести об утечке коммерческой конфиденциальной информации конкурентам, то опять же сомнительно, что облачные технологии дают меньшую защиту, чем собственный сервер. У провайдеров облачных хранилищ работают специалисты как минимум не хуже, чем Ваши специалисты по IT. А для того, чтобы надежно уберечься от взлома, Вам необходимо вообще отключить свой сервер от выхода во внешний мир, что в сегодняшних условиях для бизнеса может стать драматичным.
Еще одним риском являются санкции. А точнее, блокировка сервисов как элемент разворачивающейся сегодня санкционной войны. Тут важно кто будет вводить санкции. Если РФ захочет “забанить” капиталистических провайдеров, то скорей всего обойти такую блокировку не составит труда. А вот если США решит ограничить владельцев российских айпишников доступа к сервисам своих информационных лидеров, то придется всем переходить на Яндекс.Диск. Но лично я расцениваю ограничения со стороны США как маловероятные и не беру такое развитие событий в расчет.
Мелькали в разговорах и риски, связанные с доступностью интернета. Лично я их также расцениваю как малозначимые. При сегодняшнем покрытии операторов связи организовать постоянный доступ в Интернет и резервный канал (например, в виде обычной 3G-флешки) вообще не представляется чем-то запредельным.
Вполне обоснованным риском в отношении использования облачных технологий является деятельность российских законодателей, например, 242-ФЗ от 21.07.14г. С этим риском приходится считаться, он есть, он вполне реален. К сожалению, наша действительность такова, что законодатели своими инициативами могут обрушить любой бизнес, даже не использующий облачных технологий. Сглаживает этот риск то, что ограничивающие законы обычно имеют отложенный срок вступления в силу.
Теперь о преимуществах. Поскольку я использую облако от Google, рассказывать буду про его преимущества.
Во-первых, экономия на оборудовании и ПО. Не надо покупать сервер и программное обеспечение, гораздо легче все администрируется. Вполне доступно любому сотруднику с высшим техническим (да и не только техническим) образованием.
Во-вторых, бесперебойность. Снижаются риски, связанные с повреждением или утратой оборудования и информации в результате различных форс-мажоров, как то, пожар, наводнение, короткое замыкание, изъятие оборудования госорганами и так далее.
В-третьих, гибкость. В своих блогах на сайте журнала “Финансовый директор” я писал о двух путях автоматизации бизнес-процессов: покупку “коробочного” ПО и выстраивания бизнес-процессов под требования купленной программы; либо выстраивание бизнес-процессов и разработку индивидуального ПО под свой бизнес. Оба подхода имеют преимущества и недостатки, которые я подробно разобрал в блогах. На мой взгляд Google дает компромиссный вариант: конструктор из “коробочных” бизнес-приложений (почта, электронные таблицы, редактор документов, календарь, задачи, сайты, карты, мессенджер), каждое из которых имеет устоявшийся функционал и общепринятый интерфейс, позволяющий использовать их любому сотруднику без дополнительного обучения. А также язык сценариев, позволяющий как расширять функционал отдельных приложений, так и связывать работу нескольких приложений. При этом данный подход дает возможность автоматизировать бизнес постепенно, участками и также участками его потом дорабатывать.
В-четвертых, доступность. Google снизил порог входа для людей, которые хотят использовать облачные технологии для автоматизации. Чтобы написать макрос для Excel не нужно нанимать квалифицированного программиста. Это вполне доступно любому человеку с аналитическим складом ума. С Google Apps Script ситуация аналогична - не надо быть матерым веб-программистом, чтобы написать скрипт. Язык скриптов - это язык сценариев, который оперирует объектами бизнес-приложений. Поэтому написание такого сценария аналогично созданию должностной инструкции для сотрудников. Поясню на простом примере. Представим, что у нас есть простая бизнес-процедура: менеджер по продажам ставит логисту задачу доставить товар клиенту. Мы поручаем менеджеру ставить задачу электронным письмом с указанием соответствующей темы, скажем “ДОСТАВКА”, указанием в теле письма нужных реквизитов и вложением, скажем, счета клиенту. А логисту поручаем при получении такого письма:
- Сохранить вложение на Диске в папке “Счета для доставки”;
- Внести задачу новой строкой в таблицу “Задачи на доставку”;
- Вставить в таблицу ссылку на счет в соответствующую строку;
- По мере отработки заносить в таблицу данные по исполнению: дата и время доставки, номер машины, ФИО и телефон водителя и т.д.
Доступ к таблице предоставляем менеджеру, чтобы он сам мог проконтролировать ход исполнения заявки и не дергал логиста звонками или письмами. После некоторого периода отладки процедуры в реальной работе мы можем написать скрипт, который будет выполнять часть ручных действий автоматически. Например, код, выполняющий пункты 1)-3) инструкции для логиста будет выглядеть примерно так (в скобках /*...*/ в коде пишутся комментарии):
var folder=DriveApp.getFolderById(INVOICES_ID); /* обращаемся к бизнес-приложению “Диск” и получаем ссылку на нужную папку */
var file=folder.create(taskMail.attach); /* создаем в папке файл из вложения в письмо */
var ss=SpreadsheetApp.open(DELIVERY_TASKS_ID).getSheets()[0]; /* обращаемся к бизнес-приложению “Таблица” и получаем ссылку
на первый лист (нумерация с нуля) нужной таблицы */
ss.appendRow([taskMail.sender, taskMail.client, file.getUrl()]); /* добавляем в таблицу строчку с необходимой информацией */
Не сложнее должностной инструкции. С использованием справки Google написание таких сценариев доступно любому человеку с аналитическим складом ума или, скажем, имеющему высшее техническое образование. Вот что я имею ввиду, когда говорю, что Google подвинул средства автоматизации ближе к предпринимателям и пошатнул монополию айтишников на информационные системы.
Вот сравнение доступности и затрат на создание приложения из блога “Волшебная кнопка”:
| № | Операция | Без использования облачных технологий Google | C использованием облачных технологий Google |
| 1 | Создание сервера для хранения базы данных | Необходимо купить сервер и настроить доступ к нему из Интернета или арендовать (хостинг). Нужны услуги квалифицированного специалиста, требуется ОПЛАТА оборудования или хостинга и ОПЛАТА услуг специалиста | Заводим аккаунт в Google. Доступно любому, БЕСПЛАТНО |
| 2 | Создание базы данных и интерфейсов для работы с ней | Необходимы услуги разработчика ПО, требуется ОПЛАТА услуг программиста | Google Таблица на Google Диске, можно настроить разграничение доступа для оператора и владельца, доступно любому, БЕСПЛАТНО |
| 3 | Написание сайта, который отображает сводные данные из базы данных | Необходимы услуги разработчика ПО, требуется ОПЛАТА услуг Веб-программиста | Написание сценария для передачи данных из Google Таблицы на сайт, доступно любому, прочитавшему блог “Волшебная кнопка”, БЕСПЛАТНО |
Я для себя выбрал технологии Google для автоматизации бизнеса и продолжу публиковать внедренные решения. Если Вы тоже сделали выбор в пользу Google, есть сообщества G+, участники которых могут помочь с администрированием Диска и Документов, администрированием домена в платной версии, написанием сценариев на Google Apps Script.
