Платёжный календарь предприятия

Кирилл Соппа, финансовый консультант

Прочитал замечательную статью "Платежный календарь. Образец" (http://fd.ru/articles/36630-platejnyy-kalendar-obrazets). Решил немного ее дополнить, так как в ней хорошо описываются проблемы, хорошо описывается ЧТО необходимо сделать для их решения, но, на мой взгляд, мало уделяется ответам на вопрос КАК это сделать. Поэтому в данном блоге я делюсь несколькими своими рабоче-крестьянскими методами.

В статье есть очень правильная фраза, цитирую: “Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно.” К сожалению представленный в статье образец регламента не дает ответа на вопрос, как заставить исполнителей сразу же в момент возникновения включать в платежный календарь информацию о готовящемся платеже. Ну принесут они по регламенту до 13-00 платежей в два раза превышающих остаток на расчетном счете. Все срочные. А самое обидное то, что необходимость половины из них была известна еще неделю назад и можно было под них как-то ликвидность запланировать.

Как это сделал я. Я привязался к основным бизнес-процессам в компании. Так у закупщиков есть специальный отчет “Номенклатура в работе” - это те позиции, которые они должны срочно где-то заказать. Этот отчет их руководитель смотрит каждое утро на планерке, поэтому каждый из них стремится побыстрее закрыть всю потребность. Из отчета позиции уходят после создания в 1С документа “Заказ поставщику”. Я обязал снабженцев (а также продажников и логистов, там схожая логика, только у продажников основной документ “Заказ покупателя”) вместе с созданием заказа поставщику, то есть в момент возникновения обязательств, создавать на полную сумму заказа заявки в платежный календарь. И создал себе отчет по отклонениям в таком виде:

Неразнесённые оплаты

Контрагент	Сделка	Сумма в валюте	Сумма в рублях
Итог			-145 684,65
ПОЛИПЛАСТИК ЗапСиб	Клименко Александра Васильевна		15 161,96
	Заказ поставщику ЛГВ00134 от 14.10.2015 17:13:56	15 161,96	15 161,96
СпецТехСтрой	Игнатова Ирина Александровна		-160 846,61
	Заказ покупателя СПН00798 от 15.10.2015 17:53:22	0,00	-160 846,61

Из этого отчета я сразу вижу, что Александра Васильевна заказала в Полипластике товар, но по какой-то причине в платежный календарь платежей по нему включила на 15 161,96 рублей меньше. В то же время Ирина Александровна сделала все правильно (0 в графе сумма в валюте), потому что выставила счет в евро и планируемые платежи на всю сумму счета в евро по курсу ЦБ РФ на день этих платежей внесла в платежный календарь (в графе сумма в рублях получилась в данном случае курсовая разница между суммой счета по курсу на дату счета и суммой счета по курсу на дату платежей).

Конечно же сотрудники не бросились сразу исполнять это требование с нужной мне щепетильностью. Но уже можно было оценить масштаб сюрпризов, которые поджидали меня за пределами платежного календаря и понять основные причины пренебрежения работниками дополнительным функционалом. Во-первых, они из-за постоянной нехватки времени откладывали платежный календарь на потом, считая это второстепенной задачей. Во-вторых, как на любом нормальном предприятии, у нас много вещей происходили задним числом (отказ покупателя от товара, дополнительная скидка из-за не совсем качественного товара и так далее). В итоге заказы правились, а про заявки забывали.

Чтобы заставить людей делать то что мне нужно я создал контрольную точку. Каждый четверг за попадание в отчет “Неразнесенные оплаты” я стал штрафовать сотрудников на 100 рублей. Не помогло. Потом стал брать 100 рублей за каждый заказ. Но и это не помогло. Для них проще было отдать 400-500 рублей в месяц, но быстрее выполнить основные свои функции. Дальнейшее закручивание гаек было чревато пренебрежением основной функцией, а это тоже было недопустимо. Поэтому я сделал, как оказалось впоследствии, ход конем. Собрал всех и толкнул примерно такой спич: “За четыре года существования нашей компании мы ни разу ни на один день не задержали выплату зарплаты. Если вы думаете что это благодаря тому, что я деньги выращиваю на деревьях, то вы ошибаетесь. Это достигается кропотливым планированием движения каждой копейки и люди, которые халатно относятся к внесению заявок в 1С мне очень сильно в этом мешают. Поэтому за каждое попадание в “Неразнесенные оплаты” сотрудник будет получать зарплату на день позже”. Один раз снабженец получил зарплату на два дня позже, потом логист получил зарплату позже на неделю, зато теперь по пятницам одно удовольствие планировать денежные средства на неделю. Ведь каждый четверг все сотрудники, выходя с утренней планерки, откладывают все дела и приводят платежный календарь в порядок. Самостоятельно. Без палки и надсмотрщика.

Также, в статье четко обозначена постоянная проблема всех финансовых директоров – распределение имеющихся денежных средств в случае их дефицита. Решение предлагается в виде поля “приоритет” для каждой заявки, а также кратко описывается примерный вариант задания приоритетов. По моему мнению автор уделил не так много внимания этому вопросу (несоразмерно проблеме), поэтому предлагаю Вашему вниманию свой алгоритм.

Все платежи делятся на две группы: операционные и платежи обеспечения. Операционные – это закуп товара, который мы продаем, транспортные расходы, реклама, маркетинг. Платежи обеспечения – налоги, зарплата, аренда офиса и склада, кредиты, внутригрупповые платежи. Операционные расходы контролирует операционный директор, а платежи обеспечения – финансовый директор . Операционные платежи делятся еще на две категории: ключевые – это те поставщики, которые на первый же день просрочки присылают дополнительные соглашение о процентах за коммерческий кредит (у нас таких 30% от объема платежей в рублях) и все остальные (ведь каждый финансовый директор знает, что самый дешевый источник оборотных средств – это любимый поставщик). Далее алгоритм следующий:

1) Сначала планируем календарь на месяц: поступления от клиентов по дням, платежи обеспечения, платежи ключевым поставщикам (платежи третьей группе не планируем вообще). Получаем примерно такую картину:

Дата	На утро	Поступления	Поставщики	Обеспечение	На вечер
6 октября	4 726 763,05	90 093,51	0,00	0,00	4 816 856,56
7 октября	4 716 702,39	0,00	2 237 337,55	402 200,00	2 077 164,84

2) Сводим итого за месяц, примерно так:

Остатки на расчётных счетах:	4 530 001,93
Планируемые поступления:	5 117 955,58
Платежи обеспечения:	-1 336 836,67
Платежи поставщикам:	- 4 629 995,95
Дельта:	3 681 124,89

3) Говорим операционному директору что ему на месяц на прочих поставщиков, перевозчиков, рекламу и маркетинг выделяется сумма, которая написана в графе "Дельта" и чтобы он строил всю свою работу на месяц исходя из нее. Надо больше, пусть больше продает, поступления от клиентов ведь планировал он сам.

4) Ежедневно эта цифра корректируется с учетом фактического исполнения, то есть уменьшается на величину недоплаты от покупателей и совершенных платежей прочим поставщикам и увеличивается на величину поступлений от клиентов, не включенных в календарь (сверх плана). Новая цифра ежедневно доводится до операционного директора чтобы он понимал как ему жить дальше (если быть точным, у него в работе две цифры: общий лимит на месяц и лимит на сегодня).

5) В случае драматической нехватки денег операционный директор сначала пытается переговорами оттянуть оплату, потом выклянчить деньги у клиентов, потом решить вопрос за счет ключевых поставщиков. Иногда получается.

6) Если все равно не хватает, операционный директор пишет обоснование (достаточно просто по емейл) и идет к финдиректору. Финдиректор читает обоснование и принимает решение, достаточны ли основания чтобы запустить руку в овердрафт, например.

Может мне повезло с операционным директором, но после внедрения этой системы распределение денег в 95% случаев он взял на себя. Раньше мне почти каждый день приносили дефицитный реестр оплат, а сейчас пару раз за месяц. Ему же там виднее кто может потерпеть без ущерба для бизнеса. Да и планировать работу ему стало проще, зная на что он может рассчитывать в плане денег. При этом от KPI в виде объема продаж его никто не освобождал, поэтому ему не выгодно говорить "нет денег – нет отгрузок". Крутится; молодец.

И в завершении хотел прокомментировать момент актуализации платежного календаря. В статье освещено лишь фактическое исполнение, а что делать с неисполнением не сказано. Если у Вас все поступления и платежи происходят в строгом соответствии с платежным календарем дальше можете не читать.

Я веду речь, например, о таких ситуациях, когда покупатель звонит и говорит нечто вроде: “вот-вот жду поступления от заказчика, потерпите еще пару дней”. Или мы сами придержали платеж за аренду склада на недельку из-за локального разрыва. Постоянно корректировать заявки в 1С времени не напасешься. Во-вторых, если разрешить править базу по звонку, то операторы внесут туда что попало и будут потом валить на контрагентов, которые якобы чего-то там наговорили по телефону. И в третьих, такая актуализация платежного календаря имеет еще один существенный минус. Мы не видим реальную просрочку клиентов (да и свою, что уж греха таить). То есть тянет клиент, тянет. А сколько уже просрочена оплата? Надо в договор лезть.

Все же эту информацию, пусть и телефонную, хочется учитывать при планировании денежных средств. Поэтому я веду у себя два календаря. В 1С все автоматизировано и все заявки планируются строго по договору для всех поставщиков, в том числе и из третьей группы. А актуальный календарь с цифрами для операционного директора ведется в Microsoft Excel. И уже там в ячейках можно мгновенно сдвинуть поступления или платежи на актуальную дату с сохранением в базе изначальной информации.

Отдельную благодарность хотелось бы выразить нашему коллеге Николаеву Игорю. Его материалы по Microsoft Excel позволили сделать операцию по ежедневному ведению актуального календаря десятиминутной. Был написан дополнительный отчет в 1С, который простым копипастом переносится на специальный лист в экселевском файле и оттуда уже все данные подтягиваются в нужные формулы. При наличии времени я обязательно расскажу как у меня все устроено, потому что я сам доволен как слон.

Спасибо всем за внимание!