Новая работа ФД — шаг пятый

Среда, 02 июля 2014 23:09

После знакомства со всеми людьми, с которыми вам предстоит взаимодействовать на новом месте работы — топ-менеджментом, руководителями смежных подразделений и сотрудниками финансовой службы — необходимо сделать следующий шаг и постараться разобраться с тем, как в компании осуществляется учётный процесс, какие формы отчётности доступны и какую информацию из них можно почерпнуть.

Управленческий учёт и отчётность — ключевой функционал финансового директора, и именно с погружения в эти вопросы я рекомендую начинать деятельность в новой компании. В отсутствие нормального учёта все действия как финансового директора, так и других руководителей, будут неэффективны в силу того, так как будут осуществляться фактически вслепую, без понимания того, как они повлияют на финансовые результаты деятельности компании. Поэтому уже с самых первых шагов на новом месте финансовому директору следует опираться на данные управленческого учёта и отчётности и начинать планомерно работать над тем, чтобы эти данные были максимально достоверны и в полной мере использовались при принятии управленческих решений.

В подавляющем большинстве компаний в качестве учётной системы используется 1С: Предприятие. При этом, как правило, используются три конфигурации 1С:

1. Система ведения бухгалтерского учёта и формирования бухгалтерской и налоговой отчётности — 1С: Бухгалтерия;
2. Система расчёта и начисления зарплаты персонала и формирования соответствующей отчётности в МНС и внебюджетные фонды — 1С: Зарплата и управление персоналом (1С: ЗУП);
3. Система ведения управленческого (оперативного учёта) — в таковом качестве могут использоваться такие конфигурации, как 1С: Торговля, 1С: Управление производственным предприятием (1С: УПП), 1С: Управление небольшой фирмой (1С: УНФ) и т.д.

1С: Бухгалтерия и 1С: ЗУП применяются практически везде. В качестве системы управленческого учёта продукты 1С применяются реже, вместо них некоторые компании используют западные ERP-системы (например, MBS Axapta), а некоторые ограничиваются простенькими таблицами в старом-добром Excel.

Изучение учётных данных удобнее всего начинать с бухгалтерской системы. Несмотря на то, что далеко не во всех компаниях бухучёт отражает реальную картину (из-за чего управленческий учёт и является таким значимым элементом системы финансового менеджмента), из бухгалтерских данных можно извлечь довольно много интересной информации о деятельности компании, такой как:

• Динамика движения денежных средств по счетам компании, количество расчётных счетов и порядок их использования (счета 51 и 52);
• Состав покупателей и клиентов компании, крупнейшие покупатели, состояние дебиторской задолженности (счёт 62);
• Состав поставщиков компании, крупнейшие поставщики, динамика работы с ними, состояние кредиторской задолженности (счёт 60);
• Состав затрат компании (счета 20, 25, 26, 44);
• Основные средства компании, степень их износа, динамика инвестиций в основной капитал (счета 01, 02);
• Привлечённые компанией кредиты и займы, степень и динамика кредитной нагрузки (счета 66, 67);
• Динамика продаж (счет 90);
• Величина, структура и динамика товарных остатков компании (счёт 41);
• И так далее.

Спецификой бухгалтерских данных является то, что они ведутся в разрезе юридических лиц. Это позволяет понять, какие юрлица группы какую функцию выполняют, как взаимодействуют между собой, на каких юрлицах и каким образом формируется налоговая база по основным налогам (НДС, налог на прибыль и т.д.).

После изучения бухгалтерских обороток очень полезно посмотреть квартальные и годовые бухгалтерские отчёты — баланс и отчёт о прибылях и убытках. Поскольку сейчас компании не сдают квартальную бухгалтерскую отчётность, вместо неё можно посмотреть квартальные декларации по налогам, и на их основе сделать определённые выводы, например, об убытках (по данным налогового учёта) в том или ином квартале (что является весьма неблагоприятным фактором, когда компания привлекает финансирование через банковские кредиты, лизинг и т.п.).

После изучения бухгалтерских отчётов, следует обратиться к имеющимся на текущий момент в компании управленческим отчётам. В идеале, каждая компания должна иметь следующие актуальные отчёты:

• Управленческий баланс;
• Управленческий отчёт о прибылях и убытках (P&L);
• Управленческий отчёт о движении денежных средств.

Данные отчёты должны включать полный объём информации о деятельности компании, включая все расчётные счета (которые, может быть, даже не относятся формально к компании, например, счета аффилированных офшоров), все аффилированные компании и т.д.

Если таких отчётов нет (а суровая реальность такова, что вероятность этого близка к 100%), необходимо сразу понять:

1. Какие данные, отражающие реальное положение дел в компании, имеются в наличии, и как получить к ним доступ;
2. Какими средствами автоматизирован управленческий учёт, насколько эти средства адекватны потребностям и специфике компании, насколько качественно и полно осуществлена автоматизация (например, если при наличии интегрированной учётной системы какие-то существенные аспекты управленческого учёта ведутся в Excel — это признак недостаточно полной автоматизации);
3. Какие участки управленческого учёта, критически важные для работы финансового директора, отсутствуют на текущий момент, и каким образом он может заполнить этот пробел.

То есть алгоритм работы CFO в части управленческого учёта можно кратко описать так:

• Выясняем, как обстоит дело с управленческим учётом в компании;
• Начинаем опираться в работе на имеющиеся данные;
• Параллельно начинаем работы по доведению управленческого учёта до рабочего состояния.

Отсюда